Après le temps de l'enthousiasme, vient rapidement celui de la raison.
Je me doute que l'équipe planche ardemment sur tous les sujets et encore bravo à eux pour leur initiative et leur investissement perso.
Voici de mon point de vue quelques éléments à mettre dans la "check list" à défaut de la "to do list" si ce n'est déjà fait

:
[1] Du point de vu général :
> Lien vers la page de la FFVE concernant la règlementation des concentrations de véhicules :
http://www.ffve.org/?option=com_content ... &Itemid=51
On y trouve en téléchargement le décret de 2006 et ses arrétés d'application ainsi que les recommandations de la FFVE.
> A moins de 200 véhicules : sooumis à déclaration avec un préavis de 2 mois; A plus de 200 véhicules soumis à autorisation préfectorale
> Le rasso doit avoir un organisateur identifié [personne morale ou physique] qui devra justifier des assurances en responsabilité civile adéquates vis à vis des autorités compétentes en cas de besoin, et qui devra s'assurer de la validité des permis de conduire et des assurances des véhicules des participants

Pour mémoire, la note de couverture d'assurance devra être jointe au dossier
> Attention aux obligations relatives à la sécurité et à la cohabitation véhicules/piétons et par voie de conséquence au règlement applicable aux participants sur cette journée
[2] Du point de vue logistique :
> Dans ce genre d'évènnement, les participants souhaitent tous profiter un max de ce type de journées et sont donc plutôt là devant les grilles en attendant l'ouverture. Quid des possibilités de stationnement à proximité des grilles sans nuire à la libre circulation sur la voie publique, car pour peu que ce soit le b@#"del sur la chaussée, les forces de l'ordres peuvent décider d'annuler l'évènnement avant même qu'il ne débute
J'imagine que vos ckeck-lists et vos to do lists sont bien plus conséquentes que celà, mais si celà peut aider